Digitaal archief opruimen

Heb jij veel bestanden ongestructureerd op je laptop of computer staan? Kan je bestanden of documenten niet terugvinden of ben je lang bezig om het gevonden te krijgen? Hieronder heb ik tips om je digitaal archief op je laptop of computer op te ruimen en structuur te geven.

Bestanden:

  • Zet alle bestanden, documenten of mappen die niet gestructureerd en opgeruimd zijn in een aparte map. Geef deze map een naam b.v. ZZZ-opteruimen. Zo heb je alles verzameld, maar nog niets weggegooid.
  • Denk na over een duidelijke mappenstructuur. Maak het niet te moeilijk en te complex. Maak een hoofdstructuur met maximaal 5 mappen met duidelijke namen, in deze 5 hoofdmappen kan je weer (beperkte) submappen maken.
  • Bekijk nu je bestanden en documenten in je ¬†ZZZ-opteruimen-map kritisch door en verplaats ze naar de juiste (sub)map. Sla geen bestanden dubbel op. Is de bestandsnaam niet duidelijk dan kan je het nu meteen aanpassen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt.

Bijhouden:

Nu je alles zo goed heb opgeruimd is het wel belangrijk dat je het bijhoudt anders wordt het zo weer een rommeltje en dat is jammer. Dus zorg ervoor dat je digitaal archief goed opgeruimd blijft door je bestanden en documenten meteen in de juiste map te plaatsen.

Kijk elk kwartaal nog eens kritisch naar je mappenstructuur. Is de indeling nog steeds logisch of kan het toch nog anders omdat dit beter bij je past. Tip: zet hiervoor een herinnering in je agenda.