Hoe krijg je een gestructureerd digitaal archief?
Ben jij lang bezig naar het zoeken van documenten op je laptop of computer? Gefrustreerd moet je regelmatig weer opnieuw beginnen omdat je het document waar je aan gewerkt hebt kwijt bent? Het geeft rust om een goed gestructureerd digitaal archief te hebben zodat je snel het juiste document vindt.
Hieronder geef ik aan hoe je digitaal archief op je laptop of computer kan opruimen en structuur kan geven.
Hoe ga je te werk?
Zet alle bestanden, documenten of mappen die niet gestructureerd en opgeruimd zijn in een aparte map. Geef deze map een naam b.v. ZZZ-opteruimen. Zo heb je alles verzameld, maar nog niets weggegooid.
Denk na over een duidelijke mappenstructuur. Maak het niet te moeilijk en te complex. Maak een hoofdstructuur met maximaal 5 mappen met duidelijke namen, in deze 5 hoofdmappen kan je weer (beperkte) submappen maken. Maak bijvoorbeeld een hoofdmap ‘administratie privé’ aan en daaronder de submappen verzekering, inkomsten, abonnement enz.
Bekijk nu je bestanden en documenten in je ZZZ-opteruimen-map kritisch door en verplaats ze naar de juiste (sub)map. Sla geen bestanden dubbel op. Is de bestandsnaam niet duidelijk dan kan je het nu meteen aanpassen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt. Bewaar niet alles eindeloos, maar als ondernemer heb je wel een bewaarplicht van 7-10 jaar. Als particulier zijnde kan je het beste je administratie 5 jaar bewaren. Zie hier voor meer informatie.
Hoe nu verder?
Nu je alles zo goed heb opgeruimd is het wel belangrijk dat je het bijhoudt anders wordt het zo weer een rommeltje en dat is jammer. Dus zorg ervoor dat je digitaal archief goed opgeruimd blijft door je bestanden en documenten meteen in de juiste map te plaatsen.
Kijk elk kwartaal nog eens kritisch naar je mappenstructuur. Is de indeling nog steeds logisch of kan het toch nog anders omdat dit beter bij je past.
Tip: zet hiervoor een herinnering in je agenda.
Wil jij weer rust hebben en snel de juiste documenten terug kunnen vinden op je laptop en heb je hulp hierbij nodig? Ik als Isabelle – professional organizer kan je daarbij helpen. Samen gaan we stap voor stap aan de slag om je digitaal archief uit te zoeken, te ordenen en gestructureerd op te bergen. Dit op een wijze die bij jou past. Is je digitaal archief op orde, dat geeft je rust omdat je weet dat alles terug kan vinden en je verliest geen tijd meer met het zoeken van documenten.