Blog

Waarom chaos? Maak je administratie op orde!

Maak je administratie op orde

Liggen bij jou alle papieren overal verspreid? Of misschien wel allemaal verzameld in een uitgepuilde schoenendoos? Is de stapel papieren zo hoog , dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Wordt je zenuwachtig van ongeopende enveloppen, aanmaningen en dat je bonnen kwijt bent? Een goed geordende administratie verkleint de kans op financiële problemen. Hieronder een aantal tips om je administratie op te ruimen.

Uitzoeken

Voordat je begint, loop door je huis en verzamel eerst alle losse papieren, ongeopende enveloppen, bonnen en je huidige administratie. Vergeet niet om ook te kijken in je (werk)tas en de auto.

Heb je alles bij elkaar ga dan de papieren sorteren. Maak een stapel voor facturen, financieel, verzekeringen, persoonlijke documenten, handleidingen enz. Zorg wel dat je zakelijk en privé apart houdt.

Zo het begin is gemaakt! Ga nu per stapel aan de slag. Leg de documenten in chronologische volgorde. Kijk kritisch per document wat je wilt bewaren of wat weg kan. Vind je het moeilijk om iets weg te gooien, stel jezelf dan de volgende vraag: “wat is het ergste wat kan gebeuren als ik het weggooi?” Afhankelijk van je antwoord beslis je wat je moet doen.

Kom je iets tegen waar je actie in moet ondernemen, ga hier dan niet meteen mee aan de slag maar stop dit in een plastic mapje, zodat je dit later kan oppakken. Nu ben je bezig met het opruimen van je administratie.

Opbergen

De stapel met papieren zal flink geslonken zijn. Nu is het tijd om de documenten te ordenen. Kies voor een systeem dat bij jou past. Zo heb ik zelf zowel een order voor de zakelijke als voor de persoonlijke financiën, een order voor alle garantiebewijzen en een order voor zaken rondom het huis enz. Maar als jij hangmappen fijner vindt, gebruik dan dit. Laat in ieder geval wel ruimte over om meer papieren kwijt te kunnen. Kies een vaste plek in je huis waar alle administratie ligt.  

Tijd inplannen

Is je administratie helemaal op orde, dan heb je overzicht. Zorg dat dit zo blijft en plan tijd in om de administratie bij te houden, dit creëert rust in je hoofd. Indien je dit wekelijks bijhoudt is de klus niet zo groot zodat je niet lang bezig bent én ben je tijdig met het betalen van facturen.

Tip: Zet een postbakje op een vaste plek en stop hier alle documenten en administratie in. Dan kan je meteen beginnen om te administratie bij te werken. 

 

Wil jij weer orde in de chaos zodat je weer zicht krijgt op jouw financiën en administratie en heb je hulp hierbij nodig? Ik als Isabelle – professional organizer kan je daarbij helpen. Samen gaan we aan de slag om je papieren en administratie uit te zoeken, te ordenen en op te bergen. Dit op een wijze die bij  jou past.

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

E-mail inbox opschonen

Zit jou mailbox helemaal vol met ongelezen mails, reclame, nieuwsbrieven en verzendbevestigingen? Door je overvolle mailbox ben je veel tijd kwijt om de juiste mail te vinden? Dan heb ik voor jou een aantal tips om je mailbox op te schonen.

Reclame en nieuwsbrieven

Herken jij ook het volgende? Je hebt een keer iets besteld en vanaf dat moment ontvang je nieuwsbrieven en reclame van dat bedrijf of instelling. Waarschijnlijk heb je onbewust het vinkje om nieuwsbrieven te ontvangen aangezet of juist vergeten uit te zetten. Je laat het in je mailbox staan, want misschien ga je er nog iets mee doen. Grote kans dat een bepaald reclame actie ondertussen al is verlopen. Of je ontvangt nog reclame van bedrijven waar je al jaren niets meer hebt gekocht.

Heb je de afgelopen maand niets gedaan met nieuwsbrieven en reclame van een bepaald bedrijf of instantie meld je dan af. Onderaan een mail staat een link hoe je kan afmelden.

Gooi alle reclame weg. Als de actie nog geldig is ontvang je vandaag of morgen nog wel een nieuwe mail. Hetzelfde met nieuwsbrieven. Als ze al langer dan een week in je mailbox staan, ga je ze toch niet meer lezen, gooi het dan weg.

Mappen

Maak mappen aan om meer overzicht te creëren en e-mails eenvoudiger terug te vinden. Bedenk de juiste onderwerpen en maak daar mappen voor aan. Denk daarbij ook aan een map Te ondernemen acties en een map Afwachten. In de map Afwachten plaats je mail waar je nog antwoord van moet ontvangen. Maak het verder niet te complex. Voor het maken van een duidelijke mappenstructuur zie ook mijn blog Digitaal Archief opruimen.

Opruimen

Dan kan je beginnen met opruimen. Begin met de meest recente mail. Wil je de mail bewaren, verplaatst het dan naar de juiste map. Bewaar alleen de mail die relevant is. Van een bestelling bewaar je wel de mail met daarin de factuur, maar de e-mails dat de bestelling is verzonden, onderweg is enz. gooi je weg. Hou ouder de mail hoe groter de kans dat je e-mail al kan weggooien of kan verplaatsen.

Onderhouden

Nu is je mailbox opgeschoond en geordend. Belangrijk is het om het nu bij te houden. Plan elke dag een moment in om alle ingekomen mail af te handelen. Kijk ook even de mappen Te ondernemen acties en Afwachten na. Heb je e-mails waarvoor je langer dan een half uur tijd voor nodig hebt om af te handelen, plan dit dan in je agenda.

Het is niet nodig om alles meteen te doen, pak het stapje voor stapje aan. Zie ook mijn blog Begin klein.

Heb je hulp nodig en wil je graag begeleiding als het gaat om het opschonen van e-mail, administratie, financiën of opruimen van spullen in je huist, neem dan contact met me op, dan gaan we samen aan de slag. 

Wil jij weer rust hebben, zonder een overvolle inbox, wil je snel de juiste e-mail terug kunnen vinden en heb je hulp hierbij nodig? Ik als Isabelle – professional organizer kan je daarbij helpen. Samen gaan we stap voor stap aan de slag om je mail uit te zoeken, te ordenen en gestructureerd op te bergen. Dit op een wijze die bij jou past. Is je inbox op orde, dat geeft je rust omdat je weet dat alles terug kan vinden en je verliest geen tijd meer met het zoeken van e-mail.

 

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

Apps opschonen

Apps opschonen

Hoeveel apps heb jij al gedownload en geprobeerd? Hoeveel daarvan gebruik je nu niet meer of heb je zelfs nooit gebruikt? Of heb jij zoveel apps op je smartphone staan dat je niet weet welke apps je allemaal hebt? 

Voordat je het weet heb je weer een app gedownload, maar dan valt de app toch tegen want het is niet wat je ervan verwacht hebt. Zo heb ik diverse yoga-apps op mijn telefoon staan, maar ik gebruik ze zeker niet allemaal.

Opschonen

Zit je een keer ergens te wachten of doelloos op je telefoon te kijken, bekijk dan eens kritisch welke apps je allemaal hebt.

  • Apps die je nog nooit hebt gebruikt kan je meteen weggooien, opnieuw installeren kan altijd nog.
  • Apps die je de afgelopen maand niet hebt gebruikt heb je die nog wel nodig?
  • Heb je meerdere apps voor hetzelfde? Eén app voor je taken is echt genoeg.;-) Kies wel de app die voor jou het beste werkt!

Kom je dezelfde soort apps tegen groepeer ze dan in logische categorieën. Plaats bv. de apps van voetballen, hockey, yoga enz. bij elkaar in de categorie “Sport”. Plaats de categorieën die je het meest gebruikt op je eerste pagina van je GSM.

Dit hoeft natuurlijk niet allemaal in één keer. Je kan ook elke dag 5 minuten hiervoor uittrekken of de volgende keer als je weer ergens zit te wachten.

Bijhouden

Heb je je al je apps opgeschoond maak er dan een gewoonte van om de app meteen in de juiste categorie te zetten zodat je de app eenvoudig kan terugvinden. Vind je de gedownloade app niets, gooi het dan meteen weg.

Behalve dat je overbodige apps hebt opgeruimd en gegroepeerd heb je ook iets aan vrije ruimte op je telefoon gecreëerd.

Vindt je het lastig om je smartphone op te ruimen en heb je hulp erbij nodig, dan kan ik je helpen. App, mail of bel me.

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

Opruimtip – begin klein

Opruimtip - begin klein

Heb jij veel spullen die je wil opruimen maar weet je niet waar je moet beginnen? Wil je graag af van de overvolle kledingkast, de zolder die zo vol staat dat je je niets meer kunt vinden of de overvolle keukenkastjes? Ga met mijn tips aan de gang.

Zie je er tegenop om te beginnen met opruimen, begin dan niet meteen met een groot project maar begin dan klein. Pak elke dag (of regelmatig) iets kleins aan, je ziet meteen resultaat en het werkt motiverend om de volgende dag weer wat op te pakken.

Wegdoe-doos

Zet een doos klaar waar je spullen in kan doen die je niet meer wil bewaren. Je kunt later beslissen wat je met de spullen wil doen: repareren, weggeven, verkopen of kringloop. Kom je kapotte spullen tegen die niet meer te repareren zijn meteen weggooien of (laten) recyclen.  

Opruimen

Maak alvast een rondje door je huis of je al spullen kunt vinden voor de doos en stop de spullen erin.

Kijk wat je dan kan oppakken, misschien wel de tijdschriften. Verzamel alle tijdschriften en kijk ze kritisch door. Bekijk wat je echt wil bewaren en doe de rest weg.

Pak de keukenkastjes één voor één aan. In veel keukenkastjes staat voorraad dat over de datum is, bij mij in ieder geval wel. Haal het keukenkastje helemaal leeg en maak het meteen schoon. Gooi weg wat over de datum is, zet voorraad waarvan de houdbaarheidsdatum bijna is verstreken vooraan. Zet dezelfde producten bij elkaar zodat je weet hoeveel pakken rijst je nog hebt.

Tja en wat te doen met alle huishoudelijke apparaten. Gebruik je ze echt of vind je het zonde om het weg te doen. Als je het de afgelopen jaar niet hebt gebruikt, grote kans dat je het ook niet meer gaat gebruiken. Zo zag ik laatst de broodbakmachine weer die ik al lang niet meer gebruikt had. Het broodmix stond al zo lang in de kast dat ik het weg heb moeten gooien. De broodbakmachine heb ik maar weggedaan.

Zo kan je stapje voor stapje je huis opruimen.

Wil je meer tips en begeleiding als het gaat om opruimen in je huis, neem dan contact met me op, dan gaan we samen aan de slag.

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

Hoe krijg je een gestructureerd digitaal archief?

Digitaal archief opruimen

Ben jij lang bezig naar het zoeken van documenten op je laptop of computer? Gefrustreerd moet je regelmatig weer opnieuw beginnen omdat je het document waar je aan gewerkt hebt kwijt bent? Het geeft rust om een goed gestructureerd digitaal archief te hebben zodat je snel het juiste document vindt.

Hieronder geef ik aan hoe je digitaal archief op je laptop of computer kan opruimen en structuur kan geven.

Hoe ga je te werk?

Zet alle bestanden, documenten of mappen die niet gestructureerd en opgeruimd zijn in een aparte map. Geef deze map een naam b.v. ZZZ-opteruimen. Zo heb je alles verzameld, maar nog niets weggegooid.

Denk na over een duidelijke mappenstructuur. Maak het niet te moeilijk en te complex. Maak een hoofdstructuur met maximaal 5 mappen met duidelijke namen, in deze 5 hoofdmappen kan je weer (beperkte) submappen maken. Maak bijvoorbeeld een hoofdmap ‘administratie privé’ aan en daaronder de submappen verzekering, inkomsten, abonnement enz.

Bekijk nu je bestanden en documenten in je ZZZ-opteruimen-map kritisch door en verplaats ze naar de juiste (sub)map. Sla geen bestanden dubbel op. Is de bestandsnaam niet duidelijk dan kan je het nu meteen aanpassen. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt. Bewaar niet alles eindeloos, maar als ondernemer heb je wel een bewaarplicht van 7-10 jaar. Als particulier zijnde kan je het beste je administratie 5 jaar bewaren. Zie hier voor meer informatie.

Hoe nu verder?

Nu je alles zo goed heb opgeruimd is het wel belangrijk dat je het bijhoudt anders wordt het zo weer een rommeltje en dat is jammer. Dus zorg ervoor dat je digitaal archief goed opgeruimd blijft door je bestanden en documenten meteen in de juiste map te plaatsen.

Kijk elk kwartaal nog eens kritisch naar je mappenstructuur. Is de indeling nog steeds logisch of kan het toch nog anders omdat dit beter bij je past.

Tip: zet hiervoor een herinnering in je agenda.

Wil jij weer rust hebben en snel de juiste documenten terug kunnen vinden op je laptop en heb je hulp hierbij nodig? Ik als Isabelle – professional organizer kan je daarbij helpen. Samen gaan we stap voor stap aan de slag om je digitaal archief uit te zoeken, te ordenen en gestructureerd op te bergen. Dit op een wijze die bij jou past. Is je digitaal archief op orde, dat geeft je rust omdat je weet dat alles terug kan vinden en je verliest geen tijd meer met het zoeken van documenten.

Ook interessant voor je:

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial