digitaliseren

Waarom chaos? Maak je administratie op orde!

Maak je administratie op orde

Liggen bij jou alle papieren overal verspreid? Of misschien wel allemaal verzameld in een uitgepuilde schoenendoos? Is de stapel papieren zo hoog , dat je door de bomen het bos niet meer ziet? Wordt je zenuwachtig van ongeopende enveloppen, aanmaningen en dat je bonnen kwijt bent? Een goed geordende administratie verkleint de kans op financiële problemen. Hieronder een aantal tips om je administratie op te ruimen.

Uitzoeken

Voordat je begint, loop door je huis en verzamel eerst alle losse papieren, ongeopende enveloppen, bonnen en je huidige administratie. Vergeet niet om ook te kijken in je (werk)tas en de auto.

Heb je alles bij elkaar ga dan de papieren sorteren. Maak een stapel voor facturen, financieel, verzekeringen, persoonlijke documenten, handleidingen enz. Zorg wel dat je zakelijk en privé apart houdt.

Zo het begin is gemaakt! Ga nu per stapel aan de slag. Leg de documenten in chronologische volgorde. Kijk kritisch per document wat je wilt bewaren of wat weg kan. Vind je het moeilijk om iets weg te gooien, stel jezelf dan de volgende vraag: “wat is het ergste wat kan gebeuren als ik het weggooi?” Afhankelijk van je antwoord beslis je wat je moet doen.

Kom je iets tegen waar je actie in moet ondernemen, ga hier dan niet meteen mee aan de slag maar stop dit in een plastic mapje, zodat je dit later kan oppakken. Nu ben je bezig met het opruimen van je administratie.

Opbergen

De stapel met papieren zal flink geslonken zijn. Nu is het tijd om de documenten te ordenen. Kies voor een systeem dat bij jou past. Zo heb ik zelf zowel een order voor de zakelijke als voor de persoonlijke financiën, een order voor alle garantiebewijzen en een order voor zaken rondom het huis enz. Maar als jij hangmappen fijner vindt, gebruik dan dit. Laat in ieder geval wel ruimte over om meer papieren kwijt te kunnen. Kies een vaste plek in je huis waar alle administratie ligt.  

Tijd inplannen

Is je administratie helemaal op orde, dan heb je overzicht. Zorg dat dit zo blijft en plan tijd in om de administratie bij te houden, dit creëert rust in je hoofd. Indien je dit wekelijks bijhoudt is de klus niet zo groot zodat je niet lang bezig bent én ben je tijdig met het betalen van facturen.

Tip: Zet een postbakje op een vaste plek en stop hier alle documenten en administratie in. Dan kan je meteen beginnen om te administratie bij te werken. 

 

Wil jij weer orde in de chaos zodat je weer zicht krijgt op jouw financiën en administratie en heb je hulp hierbij nodig? Ik als Isabelle – professional organizer kan je daarbij helpen. Samen gaan we aan de slag om je papieren en administratie uit te zoeken, te ordenen en op te bergen. Dit op een wijze die bij  jou past.

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

E-mail inbox opschonen

Zit jou mailbox helemaal vol met ongelezen mails, reclame, nieuwsbrieven en verzendbevestigingen? Door je overvolle mailbox ben je veel tijd kwijt om de juiste mail te vinden? Dan heb ik voor jou een aantal tips om je mailbox op te schonen.

Reclame en nieuwsbrieven

Herken jij ook het volgende? Je hebt een keer iets besteld en vanaf dat moment ontvang je nieuwsbrieven en reclame van dat bedrijf of instelling. Waarschijnlijk heb je onbewust het vinkje om nieuwsbrieven te ontvangen aangezet of juist vergeten uit te zetten. Je laat het in je mailbox staan, want misschien ga je er nog iets mee doen. Grote kans dat een bepaald reclame actie ondertussen al is verlopen. Of je ontvangt nog reclame van bedrijven waar je al jaren niets meer hebt gekocht.

Heb je de afgelopen maand niets gedaan met nieuwsbrieven en reclame van een bepaald bedrijf of instantie meld je dan af. Onderaan een mail staat een link hoe je kan afmelden.

Gooi alle reclame weg. Als de actie nog geldig is ontvang je vandaag of morgen nog wel een nieuwe mail. Hetzelfde met nieuwsbrieven. Als ze al langer dan een week in je mailbox staan, ga je ze toch niet meer lezen, gooi het dan weg.

Mappen

Maak mappen aan om meer overzicht te creëren en e-mails eenvoudiger terug te vinden. Bedenk de juiste onderwerpen en maak daar mappen voor aan. Denk daarbij ook aan een map Te ondernemen acties en een map Afwachten. In de map Afwachten plaats je mail waar je nog antwoord van moet ontvangen. Maak het verder niet te complex. Voor het maken van een duidelijke mappenstructuur zie ook mijn blog Digitaal Archief opruimen.

Opruimen

Dan kan je beginnen met opruimen. Begin met de meest recente mail. Wil je de mail bewaren, verplaatst het dan naar de juiste map. Bewaar alleen de mail die relevant is. Van een bestelling bewaar je wel de mail met daarin de factuur, maar de e-mails dat de bestelling is verzonden, onderweg is enz. gooi je weg. Hou ouder de mail hoe groter de kans dat je e-mail al kan weggooien of kan verplaatsen.

Onderhouden

Nu is je mailbox opgeschoond en geordend. Belangrijk is het om het nu bij te houden. Plan elke dag een moment in om alle ingekomen mail af te handelen. Kijk ook even de mappen Te ondernemen acties en Afwachten na. Heb je e-mails waarvoor je langer dan een half uur tijd voor nodig hebt om af te handelen, plan dit dan in je agenda.

Het is niet nodig om alles meteen te doen, pak het stapje voor stapje aan. Zie ook mijn blog Begin klein.

Heb je hulp nodig en wil je graag begeleiding als het gaat om het opschonen van e-mail, administratie, financiën of opruimen van spullen in je huist, neem dan contact met me op, dan gaan we samen aan de slag. 

Wil jij weer rust hebben, zonder een overvolle inbox, wil je snel de juiste e-mail terug kunnen vinden en heb je hulp hierbij nodig? Ik als Isabelle – professional organizer kan je daarbij helpen. Samen gaan we stap voor stap aan de slag om je mail uit te zoeken, te ordenen en gestructureerd op te bergen. Dit op een wijze die bij jou past. Is je inbox op orde, dat geeft je rust omdat je weet dat alles terug kan vinden en je verliest geen tijd meer met het zoeken van e-mail.

 

info@isabelle-professionalorganizer.nl

06 470 970 27

www.isabelle-professionalorganizer.nl

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial